Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date şi abrogarea Directivei 95/46/CE, în calitate de operator, vă informam prin acest document când și de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum le folosim, condițiile în care le putem divulga altora și cum le stocăm în condiții de siguranță.

Cine este Solmat?
SOLMAT S.R.L., persoana juridica de drept roman, constituita si functionand in baza legilor romane, SOLMAT S.R.L. are sediul social in Str. Baba Novac nr. 3, ap. 57, Sector 3, 031621, mun. Bucuresti, punct de lucru in Str. Paleologu 3A, Sector 2, 023655, Bucuresti este inregistrata in Registrul Comertului sub nr. J40/16974/2006 si are cod de inregistrare fiscala RO19133121.

Ce sunt datele cu caracter personal si ce astfel de date prelucreaza SOLMAT?
Date cu caracter personal sunt informatii referitoare la o persoana fizica care poate fi identificata, direct sau indirect. SOLMAT prelucreaza urmatoarele categorii de date:

  • date de identificare: nume, prenume, adresa de domiciliu, adresa de corespondenta, e-mail, telefon (fix, mobil, fax), identificator online;

  • informatii referitoare la ocupatia, numele angajatorului, natura activitatii proprii;

  • semnatura;

  • orice alte informatii care deriva din acestea in urma prelucrarilor efectuate de SOLMAT (cum ar fi: istoric comercial, segmentarea clientelei in functie de diferite criterii, identificatorul unic generat la nivel de SOLMAT pentru fiecare client in parte, informatii specifice despre produsele si serviciile contractate de la SOLMAT si despre felul in care Clientul le-a utilizat)

  • orice alte informatii care sunt necesare desfasurarii activitatilor SOLMAT in scopurile de mai jos.

Ce inseamna ca SOLMAT prelucreaza date cu caracter personal?
Prelucrarea inseamna operatiuni cum sunt: colectarea, inregistrarea, organizarea, stocarea, modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, transmiterea, combinarea, blocarea, restrictionarea, stergerea, distrugerea, arhivarea datelor cu caracter personal etc.

Cui apartin datele cu caracter personal pe care le prelucreaza SOLMAT?
SOLMAT prelucreaza date cu caracter personal referitoare la Client, la mandatarii Clientului, legali sau conventionali, precum si la persoanele ale caror date sunt furnizate de catre Client SOLMAT in vederea obtinerii unui produs, realizarii unei operatiuni/prestarii unui serviciu (spre exemplu: sot, sotie, copil, parinti, beneficiarul unei operatiuni de plata, persoane fizice ale caror date sunt prevazute in documentele puse la dispozitie de catre clienti sau alte persoane care utilizeaza serviciile SOLMAT, etc.). Persoanele fizice ale caror date cu caracter personal sunt prelucrate poarta denumirea de „Persoane vizate.
In cazul in care Clientul este cel care furnizeaza SOLMAT informatii despre alte persoane, acesta are obligatia de a informa respectivele persoane vizate cu privire la continutul prezentului capitol referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal.

De unde obtine SOLMAT datele cu caracter personal?
Datele sunt obtinute direct de la Client si/sau de la un imputernicit al Clientului (in momentul in care se completeaza formulare sau documente ale SOLMAT, este accesata pagina de internet, aplicatiile online ale SOLMAT, sau prin orice alt mijloc de comunicare). In plus, SOLMAT poate obtine date de mai sus prin consultarea unor surse externe (pentru ca SOLMAT sa isi poata indeplini obligatiile cu privire la cunoasterea clientelei in scopul determinarii bonitatii, sau cu privire la evaluarea gradului de solvabilitate a clientilor). Prin surse externe intelegem institutii si autoritati publice, registre publice, baze de date electronice, informatii disponibile in social media cat si pe internet, sau terti abilitati, detinatori de astfel de informatii, cum ar fi, dar fara a ne limita la: Directia pentru Evidenta Persoanelor si Administrarea Bazelor de Date, Oficiul National al Registrului Comertului, portalul instantelor de judecata din Romania administrat de Ministerul Justitiei, terti abilitati in vederea detinerii unor baze de date ale persoanelor in care se pot accesa informatii referitoare la debite sau eventuale cazuri de frauda raportate de terti. etc.

In ce scopuri prelucreaza SOLMAT date cu caracter personal?

Scopurile pentru care SOLMAT prelucreaza datele cu caracter personal sunt:

  • identificarea persoanelor vizate, furnizarea produselor pe baza de comanda/ contract, pregatirea ofertei, ofertarea, negocierea, incheierea, executarea, modificarea sau incetarea Contractului, livrarea produselor, contractare transporturi rutiere de marfuri in nume propriu si pentru terti, depozitare, manipulare pentru produse proprii si pentru clienti, procesarea comenzilor si cererilor partenerilor in legatura cu produsele, acceptare, expediere, facturare si incasare, monitorizarea livrarii produsului la destinatie in conditii optime, urmarirea respectarii termenelor de plata agreate, solutionarea cererilor, intrebarilor sau raspunsuri la reclamatii, cominicarea ofertelor actualizate de produse si preturi, promovarea produselor noi, urmarirea randamentului produselor furnizate, asigurarea suportului tehnic cu privire la produsele furnizate, monitorizarea satisfactiei clientilor prin intermediul tuturor canalelor disponibile in acest sens (de ex: locatiile fizice ale SOLMAT, internet, telefon etc.);

  • furnizarea informatiilor solicitate de autoritati in vederea exercitarii atributiilor de control;

  • realizarea de activitati de marketing sau publicitate de tip general, activitati de fidelizare a clientelei si realizarea de sondaje;

  • analizarea comportamentului Clientului/oricarei persoane care acceseaza site-ul SOLMAT, prin folosirea de cookies, atat ale SOLMAT, cat si ale tertilor, cu scopul de a furniza un continut general sau particularizat, oferte adaptate intereselor utilizatorilor, (pentru informatii detaliate despre Politica de cookies te rugam sa consulti pagina noastra www.solmat.ro);

  • efectuarea de analize interne (incluzand analize statistice), atat cu privire la produse/servicii, cat si cu privire la portofoliul de clienti, pentru imbunatatirea si dezvoltarea de produse/servicii, precum si efectuarea de studii si analize de piata cu privire la produsele/serviciile SOLMAT pentru imbunatatirea si dezvoltarea produselor/serviciilor SOLMAT;

  • arhivarea atat in format fizic, cat si electronic a documentelor, realizarea de servicii de registratura a corespondentei adresate SOLMAT si expediata de SOLMAT, precum si realizarea de activitati de curierat;

  • solutionarea litigiilor, investigatiilor sau oricaror altor petitii/plangeri/solicitari la care SOLMAT este parte;

  • pentru inregistrarea video a prezentei persoanelor in locatiile fizice ale SOLMAT, cu scopul de a mentine un nivel ridicat de securitate.

Mentionam ca datele cu caracter personal sunt, uneori, folosite de catre SOLMAT, pentru o serie de scopuri secundare (de ex: pentru arhivare, audit intern, extern etc.), acestea fiind intotdeauna compatibile cu scopurile principale, pentru care datele respective au fost initial colectate de catre SOLMAT.

In ce temeiuri prelucreaza SOLMAT date cu caracter personal?
SOLMAT prelucreaza datele tale cu caracter personal in scopurile mentionate mai sus, in baza urmatoarelor temeiuri:

  • in baza consimtamantului Clientului, daca acesta ne-a fost acordat (de ex: in caz de marketing direct sau luarea de decizii automate care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative si care nu sunt necesare executarii unui contract sau indeplinirii unei obligatii legale);

  • pentru executarea unui contract la care Clientul/persoana vizata este parte (de ex: furnizare produse, furnizarea de servicii suport pentru solicitarile tale, trimiterea de notificari/informari cu privire la produsul detinut) sau pentru a face demersuri pre-contractuale la cererea Clientului de incheiere a unui contract (de ex: efectuarea de analize preliminare de evaluare si acceptare a Clientului) sau pentru a furniza Clientului informatii despre produsele detinute sau suport pentru utilizarea acestora;

  • in baza interesului legitim al SOLMAT (de ex: centralizarea operatiunilor si mentinerea unei baze de date interne, analizarea unor idei de eficientizare a modului in care opereaza SOLMAT, precum si a tuturor proceselor SOLMAT, efectuarea unor analize statistice cu privire la portofoliul de Clienti ai SOLMAT, indeplinirea operatiunilor curente pentru desfasurarea activitatii comerciale din cadrul SOLMAT, analizarea si minimizarea riscurilor financiare la care se expune SOLMAT in legatura cu furnizarea serviciilor si produselor comerciale; acumularea unui nivel ridicat de cunoastere al pietei; planificarea unei dezvoltari strategice a SOLMAT; dezvoltarea si imbunatatirea produselor si serviciilor SOLMAT; asigurarea unui nivel ridicat de securitate atat la nivelul sistemelor informatice (de ex: aplicatii, retea, infrastructura, pagina web), cat si in cadrul locatiilor fizice (de ex: punct de lucru, depozit, sediul central);

Este obligatorie pentru client comunicarea datelor? Care sunt consecintele in caz de refuz?
Prelucrarea datelor cu caracter personal solicitate de catre SOLMAT in Termeni si Conditii de Utilizare/prin alte formulare/canale este obligatorie, cu exceptia cazului in care prelucrarea datelor se intemeiaza pe acordul Clientului (de ex: in caz de marketing direct sau luarea de decizii automate care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative si care nu sunt necesare executarii unui contract sau indeplinirii unei obligatii legale), caz in care vei fi informat ca furnizarea datelor, respectiv a acordului este optionala. In celelalte cazuri, refuzul tau va determina imposibilitatea SOLMAT de a furniza servicii sau produse comerciale.

Catre cine transmitem datele tale cu caracter personal?
Destinatarii datelor pot fi:

  • Furnizori de servicii: arhivare in format fizic si/sau electronic; curierat; firme de transport

  • Executori judecatoresti si birouri notariale, consultanti externi care ne acorda consultanta sau ne asista in exercitarea si apararea drepturilor in instanta;

  • Organe judiciare din Romania si din alte tari, precum membrii ai instantelor judecatoresti;

  • Autoritati publice centrale si locale (de ex: Autoritate Nationala de Administrare Fiscala) din Romania, si din alte tari, organe ale politiei;

Cat timp prelucreaza SOLMAT date cu caracter personal?

Ca regulă generală, vom stoca datele dvs. cu caracter personal cât timp aveți un cont în platforma SOLMAT. Puteți să ne solicitați oricând ștergerea anumitor informații sau închiderea contului și vom da curs acestor solicitări, sub rezerva păstrării anumitor informații inclusiv ulterior închiderii contului, în situațiile în care legislația aplicabilă sau interesele noastre legitime o impun.

In vederea realizarii scopurilor sus-mentionate, datele cu caracter personal vor fi prelucrate de catre SOLMAT pe tot parcursul relatiei contractuale si dupa finalizarea acesteia in vederea conformarii cu obligatiile legale aplicabile in domeniu, inclusiv, dar fara limitare, la dispozitiile in materia arhivarii.

Care sunt drepturile persoanei vizate si cum pot fi exercitate?
Persoana vizata are urmatoarele drepturi:

  • Dreptul la informare - dreptul de a primi informatii detaliate privind activitatile de prelucrare efectuate de SOLMAT, conform celor prevazute in prezentul document;

  • Dreptul de acces - poate solicita si obtine confirmarea faptului ca datele sale cu caracter personal sunt prelucrate sau nu de catre SOLMAT, iar in caz afirmativ, poate solicita accesul la acestea, precum si anumite informatii. La cerere, SOLMAT va elibera si o copie a datelor cu caracter personal prelucrate;

  • Dreptul la rectificare – dreptul de a obtine rectificarea datelor cu caracter personal inexacte si completarea celor incomplete;

  • Dreptul la stergerea datelor (”dreptul de a fi uitat”) –in situatiile reglementate expres de lege (in special in cazul retragerii consimtamantului sau in cazul in care se constata ca prelucrarea datelor cu caracter personal nu a fost legala), poate obtine stergerea respectivelor date. Urmare a unei astfel de solicitari, SOLMAT poate sa anonimizeze datele, lipsindu-le de caracterul personal si sa continue astfel prelucrarea in scopuri statistice;

  • Dreptul la restrictionarea prelucrarii – in situatiile reglementate expres de lege (in special in cazul in care se contesta exactitatea respectivelor date pe perioada necesara pentru determinarea acestei inexactitati sau in cazul in care prelucrarea este ilegala, si nu se doreste stergerea datelor, ci doar restrictionarea);

  • Dreptul de opozitie – se poate opune in orice moment, din motive legate de situatia particulara in care se afla, prelucrarilor intemeiate pe interesul legitim al SOLMAT sau realizate in exercitiul unui interes public sau al unei autorizari cu care este investita SOLMAT;

  • Dreptul la portabilitatea datelor - poate primi datele cu caracter personal, intr-un format structurat, care poate fi citit automat, sau poate solicita ca respectivele date sa fie transmise altui operator. Acest drept este aplicabil numai: (i) pentru datele cu caracter personal furnizate de catre Client SOLMAT, (ii) daca prelucrarea datelor cu caracter personal este realizata prin mijloace automate si (iii) daca prelucrarea are ca temei legal fie executarea unui contract, fie consimtamantul persoanei vizate;

  • Dreptul de a depune plangere - poate depune plangere fata de modalitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal de catre SOLMAT la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal;

  • Dreptul de retragere a consimtamantului – in cazurile in care prelucrarea se intemeiaza pe consimtamant, acesta poate fi retras oricand. Retragerea consimtamantului va avea efecte doar pentru viitor, prelucrarea efectuata anterior retragerii ramanand in continuare valabila;

  • Drepturi suplimentare aferente deciziilor automate utilizate in procesul de furnizare a serviciilor si produselor SOLMAT – in cazul in care SOLMAT ia decizii automate in legatura cu datele cu caracter personal, persoana vizata poate (i) cere si obtine interventia umana cu privire la respectiva prelucrare, (ii) isi poate exprima punctul de vedere cu privire la respectiva prelucrare si (c) contesta decizia.

    Societatea va depune toate eforturile rezonabile pentru a vă proteja datele cu caracter personal aflate în posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor măsuri rezonabile de securitate în vederea prevenirii accesării, colectării, utilizării, divulgării, copierii, modificării sau aruncării neautorizate, precum și a altor riscuri similare.

Clientul poate exercita aceste drepturi, fie individual, fie cumulat prin transmiterea unei cereri scrise, datate si semnate, la punctul de lucru SOLMAT din Bucuresti, Str. Paleologu nr. 3A, Sector 2, 023655 sau prin E-mail: office@solmat.ro


Categorii